イベントや企画の周知！広報業務に欠かせないメディアの上手な活用方法！

学校の新しい取り組みを幅広く知ってもらうために、メディア活用は欠かせません。今もメディアの影響は強く、ブランディングがしっかりできていれば、イメージupに繋がるからです。学校からの発信だけでは、どうしても伝わる人数が限られてきてしまいます。そこで、広報業務に欠かせないメディアの上手な活用方法をご紹介したいと思います。

まずは広報手段を知ること

WEBサイトやSNSを使った告知

まずは、学内のメディアを使った一番簡単で自由に告知できる方法です。オープンキャンパス情報や学部の新設、一般企業との地域連携、ゼミの実績など学外に発信したい情報はたくさんあると思います。学校のWEBサイトであれば新着ニュースやプレスリリースとして好きなときに発信できます。決められた形式もないので、情報量を気にすることなく自由に伝えられるというメリットがあります。

FacebookやTwitter、LineといったSNSを上手に活用すれば、発信した情報によっては瞬く間に拡散されて認知を拡大させられる力を秘めています。ただし、SNSのフォロワーを増やすために日常からマメに活用しておくことが大切です。

メディアへプレスリリースを配信

メディアで紹介してもらうということは、信頼性において非常に重要です。メディアの方とは良好な関係を築いておく必要があります。取材をしてもらう機会があれば、記者の名刺は残しておきましょう。

直接メディアに対してプレスリリースを送ることもできますが、一つひとつ対応するのは手間と時間がかかります。しかし、馴染みにのある記者がいれば、発信したい情報を直接送ることができます。

特にメディアとの関係性がない場合は、県庁や市役所へ直接プレスリリースを渡すことが有効です。近くの市役所や県庁のWEBサイトをチェックし、記者クラブがあることを確認しましょう。記者クラブにはメディア関係者が集まっています。

そして、記者クラブへ問い合わせるとプレスリリースの必要枚数と持ち込みしかダメなのか、郵送でも大丈夫なのかを教えてくれるはずです。必要な分のプレスリリースを渡すことができれば、興味のあるメディアから取材依頼の連絡が来ます。

記者会見を開く

大々的に告知したいことであれば、メディアを集めて記者会見を開くこともできます。記者会見も県庁や市役所で行うことができ、費用もかかりません。事前に連絡をすれば会見日を決めて、必要な分のプレスリリースを用意しておくだけです。

ただし、わざわざ記者会見を開くような内容でなければ、メディアの方は集まりません。何度も取材対応する手間を省くために、同じ日の同じ時間にまとめて取材対応をできるのが記者会見です。

プレスリリースの書き方

プレスリリースはA4で1枚、多くても2枚で納まるようにつくりましょう。それだけを見れば伝えたい情報が理解できるように、簡潔かつ分かりやすい文章が重要です。

紙で送る場合のカスタマイズ手順
1.A4サイズ1枚を意識して、各要素を集める
2.タイトルは目立つように、ヘッダー上部中央に配置
3.見出しは2～3行を目安に大きく太い文字で書く
4.リードは350文字程度。本文とは区別して書く
5.本文は明朝体。文字サイズや図版で行間を調整
6.1枚目の末尾には問い合わせ先を明記
7.補足的な要素は別紙に記載。写真やCD-ROMの同封も効果的
出展：http://web-tan.forum.impressrd.jp/e/2009/03/06/5067#

プレスリリースの内容によってメディアの食いつき方も変わってきますので、上手なプレスリリースを書くには、意外と経験が必要なのです。